Core HR

Dokumenty w onboardingu pracownika

Przygotowanie do wprowadzenia nowej osoby do firmy to nie lada wyzwanie. Do poprawnie przeprowadzonego onboardingu pracownika należy przygotować nie tylko stanowisko pracy i obowiązki pracownika, ale również skompletować jego teczkę. Sprawdź, jakie dokumenty należy przygotować, aby właściwie przeprowadzić onboarding pracownika.

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika w firmie to wszystkie działania, które służą adaptacji nowej osoby w organizacji. Obejmuje wiele różnych aspektów związanych z funkcjonowaniem firmy i jej zasadami.

Za proces onboardingu w dużych organizacjach odpowiedzialny jest dział HR. Może jednak zająć się tym również bezpośredni przełożony nowo zatrudnionego lub jeden z doświadczonych członków zespołu. Onboarding może być przeprowadzany zarówno indywidualnie jak i dla większych grup pracowników.

Onboarding pracownika można podzielić na kilka podstawowych etapów:

  • pre-onboarding – organizacja badań lekarskich, szkoleń bhp, zgłoszenie pracownika do ZUS, przygotowanie kwestionariuszy i regulaminów, omówienie stanowiska pracy i jego przygotowanie, przyznanie dostępów do oprogramowania i przygotowanie niezbędnych informacji;
  • pierwszy dzień onboardingu – zapoznanie z pracownikami i kulturą organizacji, podpisanie umowy, spacer po firmie, wyznaczenie opiekuna i przydzielenie pierwszych zadań;
  • pierwszy tydzień onboardingu – porządkowanie dokumentów i uzupełnianie ich ewentualnych braków, przypisanie do pierwszego projektu, przedstawienie oczekiwań i planu pracy oraz rozwianie wątpliwości pracownika;
  • Onboarding pierwszego miesiąca – feedback na temat pracy nowej osoby, wskazanie drogi rozwoju oraz ewaluacja onboardingu.

Długość onboardingu może być jednak różna w zależności od potrzeb firmy, pracownika, stopnia zaawansowania kultury organizacji i skomplikowania stanowiska pracownika.

Dlaczego onboarding pracowników jest ważny

Prawidłowy onboarding pracownika sprawia, że nowo zatrudniona osoba nie czuje się w organizacji zagubiona. Wie, do kogo zwrócić się z daną sprawą, kto jest za co odpowiedzialny i jakie panują zasady w firmie. Wyznaczenie mentora bądź opiekuna nowego pracownika daje mu pewność, że w razie wątpliwości lub pytań, wie, do kogo się z nimi zwrócić – co znacznie zmniejsza stres i pozwala odnaleźć się w firmowym środowisku.

Zadbanie o skompletowanie wszystkich dokumentów pracownika – w tym jego danych osobowych, wyróżnień, dyplomów, CV, świadectw pracy i badań zapewnia porządek w organizacji i daje pewność, że wszystkie procedury prawne związane z zatrudnieniem zostały wykonane i w każdej chwili – na potrzebę pracodawcy, kontroli urzędu lub na prośbę pracownika mogą zostać wydane.

Dodatkowo warto również pomyśleć o sposobie, w jaki pracownik może zapoznać się z pozostałymi osobami i poznać ich stanowiska. W tym celu warto skorzystać z narzędzia, takiego, którego już niedługo oferować będzie Calamari, a które pozwala założyć profil pracownika, wewnątrz którego znajdują się podstawowe dane na temat każdej z osób: imię i nazwisko, stanowisko, sposób komunikacji i wiele innych!

Chcesz wiedzieć więcej o dokumentacji pracowniczej w Calamari? Skontaktuj się z nami i zapytaj o wcześniejszy dostęp!

Wcześniejsze przygotowanie regulaminów, z którymi musi się zapoznać pracownik, dostępów do kont, oprogramowania i pomieszczeń w firmie daje pewność, że od pierwszego dnia nowa osoba będzie mogła bez problemu wykonać powierzone jej obowiązki zgodnie z zasadami panującymi w organizacji.

Ostatnią, lecz nie mniej ważną rzeczą, jest wrażenie pracownika pod koniec onboardingu. Zgodnie z danymi przedstawionymi przez Taxcoach 50% pracowników, którzy odbyli idealny onboarding ma lepszą produktywność, a 54% pracowników cieszy się większym zaangażowaniem w pracę od osób, których onboarding pozostawiał luki.

Dobra organizacja w firmie sprawia, że nowa osoba odnosi pozytywne wrażenie na temat nowego miejsca zatrudnienia. Czuje się zmotywowana i pewna, a niski poziom stresu pozwala jej być produktywną i pozostać w dobrym stanie zdrowia. Wszystko to podnosi to prawdopodobieństwo, że po okresie próbnym pracownik zdecyduje się pozostać w organizacji.

Więcej na temat onboardingu dowiesz się z artykułu Idealny onboarding pracownika w 5 krokach przygotowanego przez Traffit.

Pre-onboarding – dokumenty do przygotowania

Oprócz przygotowania stanowiska pracy oraz określenia jego charakteru i obowiązków, równie ważnym aspektem onboardingu jest zadbanie o niezbędne dokumenty, z którymi pracownik będzie musiał się zapoznać, gdy zjawi się w organizacji. Wdrożeniowa dokumentacja powinna zawierać:

  • skierowanie na badania lekarskie,
  • organizację szkolenia bhp,
  • zgłoszenie pracownika do ZUS,
  • przygotowanie kwestionariuszy,
  • przygotowanie regulaminu pracy do zapoznania się dla pracownika,
  • wewnętrzne regulaminy i instrukcje,
  • opisy procedur i zalecenia.

Nim pracownik zjawi się w firmie i podpisze umowę, warto stworzyć jego profil pracowniczy – miejsce, w którym kompletować można wszystkie informacje dotyczące pracownika. W nowym module Calamari możliwe jest dodatnie użytkownika, przypisanie mu stanowiska, siatki godzin pracy, limitów urlopowych, danych kontaktowych oraz teczki dokumentów, wewnątrz której załączyć można dowolnie wybrane pliki podzielone na foldery.

Dzięki temu, wszystkie informacje znajdą się w jednym miejscu. Pracownik będzie mógł z poziomu Calamari nie tylko zarządzać swoim czasem pracy, ale również sprawdzić dostępność innych pracowników, ich stanowiska oraz inne informacje, które ułatwią mu współpracę z pozostałymi osobami. Ponadto, będzie mógł zapoznać się z regulaminami, a nawet potwierdzić zapoznanie się z nimi. Taki porządek w dokumentacji pracowniczej znacznie ułatwi nowej osobie wdrożenie się w życie firmy.

Onboarding pierwszego dnia – dokumenty do podpisania

Pierwszego dnia onboardingu należy zapoznać nową osobę z pozostałymi pracownikami, opowiedzieć o kulturze firmy, wyznaczyć opiekuna, przydzielenie pierwszych zadań, a także zadbanie o niezbędną dokumentację.

Pracownik powinien podpisać umowę i zapoznać się z regulaminami i innymi wewnętrznymi dokumentami firmowymi. Dzięki Calamari może to zrobić z poziomu swojego profilu pracownika. Właśnie dlatego wszystkie pliki warto przygotować wcześniej, by pierwszego dnia nowo zatrudniona osoba mogła spokojnie zapoznać się ze wszystkimi zasadami.

Przyznanie dostępów do niezbędnego oprogramowania, założenie firmowego konta e-mail i udostępnienie pracownikom sprzętu są równie istotne. Do zarządzania dostępami pracowników również warto wykorzystać narzędzie online, dzięki któremu ich przyznawanie, odbieranie i wprowadzanie wszelkich zmian odbywa się w bezpieczny i udokumentowany sposób.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu dostępami pracowników do firmowego oprogramowania.

Przechowywanie dokumentów pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywania danych pracowniczych, w tym danych osobowych, oraz ewidencjonowania jego czasu pracy. Dzięki Calamari ewidencja czasu pracy i przygotowywanie cyklicznych raportów odbywa się w prosty i zautomatyzowany sposób – oszczędzając czas i minimalizując możliwość wystąpienia błędów.

Nowy moduł, który już niedługo ujrzy światło dzienne, pozwoli na elektroniczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co jeszcze bardziej ułatwi pracę działu HR. Dzięki nowym narzędziom, Twój program do zarządzania czasem pracy zmieni się w kompleksową bazę danych do zarządzania informacjami związanymi z pracownikami. Wszystkie dane znajdziesz w jednym bezpiecznym miejscu, a Twoi pracownicy jeszcze szybciej zdobędą niezbędne informacje i staną się bardziej produktywni oraz zadowoleni z pracy.

Podsumowanie

Proces onboardingu to niezwykle ważny czas dla nowego pracownika, od którego zależy opinia na temat firmy i to, czy nowa osoba zostanie w niej na dłużej. Sprawny i uporządkowany onboarding to duże wyzwanie, ale z pomocą Calamari jego zorganizowanie

Najnowsze Artykuły

Pandemia wirusa Covid-19 spowodowała szereg zmian w modelach pracy i sposobie jej organizacji. Popularyzacja pracy zdalnej i wnioski, które przyszły wraz z jej wdrożeniem, spowodowały, że ten atrakcyjny - z punktu widzenia zarówno pracodawcy jak i pracownika - model pracy prężnie się rozwijał i rozwija się do dziś.

Czytaj dalej

Umowa o pracę to jeden z najpopularniejszych rodzajów umów zatrudnienia, który niesie ze sobą wiele korzyści dla pracodawców i pracowników. Powinna zostać zawarta na piśmie i zawierać określone informacje. Sprawdź, co powinna zawierać umowa o pracę i pobierz bezpłatny wzór!

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.