HR, Zarządzanie

7 rzeczy, które rozpraszają podczas pracy i jak z nimi wygrać

Produktywność pracowników to zbiór elementów mających wpływ na ludzkie samopoczucie, zachowanie i zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Poznaj największe biurowe rozpraszacze i dowiedz się, jak je skutecznie wyeliminować.

Artykuł opublikowany przez Harvard Business Review dotyczący badań przeprowadzonych przez Shawna acora pokazują, że zadowoleni pracownicy są średnio o 31% bardziej produktywni i osiągają aż o 37% wyższe wskaźniki sprzedaży. Chcąc więc zadbać o lepsze wyniki organizacji warto zacząć od zadbania o samopoczucie i morale podwładnych.

Odpowiednio zaaranżowane stanowisko pracy, pobudzająca do działania atmosfera, świeże powietrze i brak czynników rozpraszających to minimum, jakie należy zapewnić podwładnym, aby mogli dawać z siebie wszystko. O dobre warunki pracy powinien dbać zarówno pracodawca jak i sami zatrudnieni. By jednak móc wyeliminować rozpraszacze w pracy, trzeba wiedzieć, co najbardziej utrudnia ludziom skupienie się w biurze.

Dlaczego warto zadbać o dobre samopoczucie pracowników?

Stres wpływa negatywnie na cały ludzki organizm – sprawia, że człowiek czuje się zmęczony, ma obniżony nastrój, trudniej mu się skupić i odnaleźć w sobie motywację do działania.

Jak pokazuje raport Bezpieczeństwo pracy w Polsce 2019, aż 85% pracowników odczuwa stres w pracy. Jak przyznało 49% respondentów ma on duży wpływ na to, w jaki sposób wykonują swoje obowiązki. W pytaniu dotyczącym czynników wpływających na efektywność, respondenci najczęściej wskazywali:

  • atmosferę w organizacji
  • stres
  • ilość obowiązków, przepracowanie
  • zmęczenie
  • warunki pracy (temperatura, oświetlenie).

Badania przeprowadzone przez Udemy wykazały, że aż 70% pracowników ma problemy ze skupieniem się. W tym samym badaniu aż 36% pracowników pokolenia Y i Z przyznało, że w trakcie zmiany spędzają około 2 godzin na przeglądaniu powiadomień na telefonie i zajmowanie się swoimi prywatnymi sprawami. Jakie są tego konsekwencje?

  • Podwładni pracują mniej wydajnie niż powinni,
  • Nie są w stanie rozwinąć swojego pełnego potencjału w pracy.

By więc zadbać o skuteczność zatrudnionych należy przede wszystkim wyeliminować czynniki podnoszące poziom stresu i rozpraszające uwagę.

7 rzeczy, które rozpraszają pracowników – jak sobie z nimi poradzić?

Poznanie przyczyn stresu i problemów ze skupieniem u pracowników to pierwszy krok do wprowadzenia dobrych zmian. Każde środowisko pracy jest inne i na przeszkodzie w zapewnieniu zatrudnionym dobrych warunków mogą stać nieco inne czynniki. Warto jednak poznać te z nich, które najczęściej wpływają na produktywność ludzi i znaleźć skuteczny sposób zapobiegania im.

1. Nadmiar e-maili – spam

Każdego dnia podwładni otrzymują maile – odpowiedzi na biznesowe propozycje, nowości dotyczące projektów, wydarzeń z życia firm oraz całe mnóstwo powiadomień z różnych programów, newsletterów, potencjalnych klientów. W samym 2019 roku dzienna liczba wysłanych wiadomości e-mail wyniosła aż 293 miliardy!

Nadmiar wiadomości i ciągłych notyfikacji, które im towarzyszą, potrafi skutecznie rozproszyć i odciągnąć od wykonywanego zadania. Wiele z tych informacji nie jest kluczowych, ale podobnie jak świecąca dioda smartfona – każde powiadomienie o nowym e-mailu pobudza ciekawość, której łatwo ulec. A każde oderwanie się od pracy to, jak pokazują badania przeprowadzone przez Uniwersytet Kalifornijski, dodatkowe około 25 minut potrzebne, by ponownie skupić się na zadaniu.

Jak rozwiązać ten problem?
Rozwiązanie wydaje się proste – wystarczy wyłączyć powiadomienia o nowych e-mailach. Dzięki temu pracownik może samodzielnie decydować o tym, kiedy jest czas na sprawdzenie skrzynki. Nie będzie stale bombardowany powiadomieniami, które uniemożliwiają skupienie się.

Nie każdy jednak może pozwolić sobie na ignorowanie e-maili. W takim wypadku można rozwiązać sprawę na dwa sposoby:

  • ustalając godziny czytania maila – 2 albo 3 razy dziennie, w godzinach, kiedy w organizacji najczęściej przekazywane są nowe informacje,
  • tworząc listy mailowe i reguły w kliencie e-mail – dzięki czemu użytkownik będzie informowany o nowych wiadomościach jedynie od wybranych grup lub osób.

Pracownicy mogą jednak obawiać się, że w ten sposób umknie im coś istotnego. Warto więc przedstawić im jedno z powyższych rozwiązań na spotkaniu firmowym, by zachęcać ich do takiego działania.

2. Nieuporządkowane stanowisko pracy

W kwestii organizacji stanowiska pracy jest tak samo. Wielu podwładnych lubi personalizować swoje najbliższe otoczenie. Dzięki temu czują się w pracy bardziej komfortowo. Jednak nadmierna liczba przedmiotów działa rozpraszająco, szczególnie wtedy, gdy człowiek odczuwa spadek motywacji.

Jak rozwiązać ten problem?
Oczywiście nie powinno się zabraniać zatrudnionym przynoszenia do biura swoich osobistych przedmiotów. Dobrze jednak wprowadzić zasadę mówiącą o zachowaniu porządku i ładu przy stanowisku pracy. Dzięki temu ludzie będą dbali o to, by ich otoczenie było schludne i znacznie łatwiej będzie im się skupić.

Dodatkowo, tak zwana “zasada czystego biurka” to popularne narzędzie zmniejszające ryzyko wycieku informacji. Gdy na stołach leżą stosy dokumentów i luźnych kartek z informacjami firmowymi zabranie lub sfotografowanie jednej jest znacznie łatwiejsze, niż gdy stoły są puste.

A co w sytuacji, gdy pracownicy mają już mnóstwo rzeczy na biurku? Wtedy można polecić im uprzątnięcie blatu przy wykorzystaniu zasady 5S. Składa się ona z 5 etapów:

  • Zasada 1S SEIRI (sortowanie) – wstępna selekcja i ustanowienie odpowiedniego porządku
  • Zasada 2S SEITON (systematyka) – ustalenie sposobu składowania i ustalenie stałego miejsca dla poszczególnych przedmiotów
  • Zasada 3S SEISO (sprzątanie) – eliminacja zanieczyszczeń i zabrudzeń
  • Zasada 4S SEIKETSU (standaryzacja) – opis i udokumentowanie nowych pomysłów i rozwiązań, dotyczy zarówno wyglądu miejsca pracy jak i stworzenia instrukcji postępowania
  • Zasada 5S SHITSUKE (samodyscyplina) – przestrzeganie i wspieranie stworzonych zasad i sposobów działania

Metoda ta pomoże im zadbać o porządek, a jednocześnie da poczucie, że pracodawca naprawdę o nich dba, podpowiadając skuteczne rozwiązania problemów.

Image taken from Unsplash

3. Social media i portale informacyjne

W dobie nowych technologii social media i portale informacyjne stały się czymś, bez czego trudno wyobrazić sobie życie. Ludzie są w stałym kontakcie z innymi, na bieżąco uczestniczą w dyskusjach i mogą zawsze sprawdzić najnowsze wiadomości ze świata. Wiąże się z tym również ogromna liczba powiadomień, a migający bądź wibrujący telefon odwraca uwagę jak mało co.

Jak pokazują badania, przeciętny Amerykanin sprawdza telefon aż 52 razy dziennie! Raport KRD dotyczący wykorzystania telefonów w czasie pandemii pokazał, że aż 78% Polaków korzysta z telefonu przez co najmniej godzinę dziennie. Nawet jeśli jednorazowe przejrzenie powiadomień zajęłoby mu 3 minuty, dziennie poświęciłby na tę czynność ponad 2.5 godziny. To mnóstwo straconego czasu – zarówno prywatnego jak i pracowniczego. Co zaś niepokojące, mówi się, że uzależnienie od social mediów na świecie może sięgnąć liczby 210 milionów osób.

Jak rozwiązać ten problem?
Warto zasugerować pracownikom, by na czas przebywania w biurze wyłączyli internet lub powiadomienia w telefonie, a jeśli chcą – nawet całe urządzenie. Nie powinno się ich do tego oczywiście zmuszać, jednak wielu zaangażowanych podwładnych chętnie skorzysta z porady.

By dodatkowo zmotywować pracowników do odcięcia się od uzależniających powiadomień, można wprowadzić nagrody dla tych, którzy w danej jednostce czasu będą korzystać ze swoich smartfonów i social mediów najmniej.

4. Hałas

Każdy człowiek jest inny i radzi sobie z hałasem na swój sposób. Są osoby, których ciągły gwar w open space nie męczy w ogóle, są również i takie, które nieustający szum potrafi wykańczać. Ciągłe rozmowy, dźwięki klawiatury, drukarek, dzwoniących telefonów i zamykanych drzwi towarzyszą zatrudnionym cały czas. Długotrwałe wystawianie się na uciążliwe bodźce słuchowe może powodować frustrację, dekoncentrację i problemy z zaangażowaniem, co obniża produktywność.

Jak rozwiązać ten problem?
Przede wszystkim należy zadbać o odpowiednie materiały do wykończenia biura. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku dużych pomieszczeń, gdzie pracuje wiele osób. Zastosowanie wygłuszającej podłogi, dźwiękoszczelnych okien i separatorów pomiędzy stanowiskami pracy zmniejsza poziom hałasu, jednak nie zapobiega mu zupełnie.

Jeśli zastosowane środki nie wystarczą, dobrze jest przeprowadzić spotkanie z podwładnymi i wcielić do regulaminu zasady mówiące o wyciszaniu telefonów i nieprowadzeniu głośnych rozmów przy biurkach. Dla niektórych podwładnych to wciąż będzie za mało – w takim wypadku warto zainwestować w słuchawki redukujące szum dla tych osób, dla których hałas jest wyjątkowo uciążliwy.

5. Głód i przemęczenie

Głód sprawia, że ciężko się skupić. Dodatkowo powoduje obniżenie nastroju, które w połączeniu ze zmęczeniem wynikającym z przepracowania może sprawić, że podwładni nie będą w stanie się skupić. Równie negatywne skutki niesie ze sobą zabijanie głodu śmieciowym jedzeniem z automatów i omijanie przerw na odpoczynek.

Jak rozwiązać ten problem?
Przede wszystkim należy zadbać o zaopatrzenie biura w zdrowe przekąski – owoce, warzywa, orzechy oraz bezcukrowe napoje z naturalnych składników i wodę. Przeciwdziałanie przemęczeniu jest nieco trudniejsze, ale i tutaj pracodawca może wyjść zatrudnionym naprzeciw – na przykład wprowadzając system ewidencji czasu pracy.

Taki program rejestruje godziny wejść i wyjść do pracy oraz czas trwania przerw – jak robi to Calamari – dzięki czemu menedżerowie mogą szybko odnaleźć pracowników niekorzystających z przerw, by dowiedzieć się, dlaczego z nich rezygnują, i skutecznie zachęcić ich do odpoczynku.

6. Biurowy mikroklimat

Odnalezienie idealnej temperatury, oświetlenia i poziomu wilgoci w biurze – szczególnie w dużym pomieszczeniu, takim jak open space – jest trudne. Każda osoba ma swoje własne preferencje i często są one sprzeczne z potrzebami współpracowników.

Nieodpowiednie warunki, które wpływają bezpośrednio na fizyczne samopoczucie, utrudniają skupienie się i sprawiają, że pracownicy szybciej się męczą. W skrajnych przypadkach niektórzy są nawet zmuszeni przerywać pracę, bo nie są w stanie znieść niedogodnych warunków.

Jak rozwiązać ten problem?
W tej kwestii nie ma jednego dobrego rozwiązania. Pracując w grupie ludzi, trzeba znaleźć najbardziej optymalne dla wszystkich warunki. Temperaturę pomieszczenia można regulować dzięki klimatyzacji, oknom oraz grzejnikom, jednak niektórym wciąż może być zbyt zimno lub zbyt ciepło. Warto wtedy zaopatrzyć biuro w kilka piecyków i wentylatorów, by pracownicy mieli możliwość dodatkowego ochłodzenia bądź ogrzania się, gdy poczują taką potrzebę.

Jasność pomieszczeń można kontrolować dzięki lampom, roletom oraz żaluzjom w oknach. Warto podzielić w taki sposób, by można było je włączać tylko w części pomieszczenia. Dobrze, jeśli przy stanowisku każdego zatrudnionego znajdzie się też lampka do prywatnego użytku.

7. Zła komunikacja

Nic tak bardzo nie rozprasza, jak błędy komunikacyjne pomiędzy zatrudnionymi. Jeśli pracownik nie jest pewny, co powinien zrobić, trzeba umożliwić mu szybkie skontaktowanie się z osobą, która mu takich informacji udzieli.

Niedbalstwo w kwestii aktualizowania istotnych informacji – na temat projektów, limitów urlopowych, wydarzeń z życia firmy czy spotkań – mogą kompletnie zdezorganizować plan dnia wielu pracowników na raz, przez co tempo pracy znacznie spadnie, a czasem może dojść do sytuacji, w której zatrudniony będzie siedział bezczynnie przy stanowisku, czekając na polecenie przełożonego.

Jak rozwiązać ten problem?
Przede wszystkim należy wprowadzić do firmy kulturę komunikacji – zasady, zgodnie z którymi powinna przebiegać wymiana informacji. Zadbanie o nią, a potem egzekwowanie przyjętych ustaleń, to prosty i skuteczny sposób dbania o wydajne działanie organizacji.

Warto również wspomóc się dodatkowymi narzędziami, które ułatwią zarządzanie i przekazywanie informacji: programami do komunikacji pisemnej i wideokonferencji, zarządzania projektami, wnioskami urlopowymi czy procesem rekrutacji. Takie programy nie tylko zapewnią lepszą komunikację, ale przyspieszą też pracę poszczególnych działów.

Podsumowanie

Istnieje wiele czynników, które utrudniają skupienie podczas codziennej pracy w biurze. Ważnym jest, by prawidłowo je zdefiniować i szybko zareagować na ich obecność, nim zaczną przynosić organizacji duże szkody. Skupienie się na obowiązkach powinno być ważne zarówno z punktu widzenia pracownika jak i pracodawcy, dlatego firmy i startupy starają się tworzyć zatrudnionym przyjazne warunki i oferować w zapewnieniu im niezbędnego do produktywnej pracy otoczenia.

A jak w Twojej firmie dba się o zapewnienie przyjaznych pracy warunków? Skontaktuj się z nami i podziel się z nami swoimi doświadczeniami – jesteśmy niezwykle ciekawi!

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.