Lista obecności nie kończy się w szkole – w pracy jest równie ważna. Sprawdź jej zastosowanie i dowiedz się, dlaczego warto wybrać elektroniczną listę obecności pracowników.
Prowadzenie rejestracji czasu pracy pracowników – a w tym listy obecności – jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 149 Kodeksu pracy (kp). Niedopełnienie tego obowiązku lub nierzetelne realizowanie go może grozić karą nawet do 30 tys. złotych.
Jednak lista obecności nie jest tylko kolejnym dokumentem, o którego wypełnianie należy zadbać, by nie narazić się Państwowej Inspekcji Pracy. To również przydatne narzędzie, które pomaga w organizacji pracy na co dzień, a jednocześnie sprawdza się w sytuacjach alarmowych.
Poznaj budowę, zalety i wykorzystanie listy obecności pracownika i sprawdź, jaka jej forma jest najkorzystniejsza i dlaczego to właśnie ta elektroniczna.
Lista obecności jest dokumentem, który pozwala pracodawcy zweryfikować obecność osób w pracy danego dnia. Oprócz potwierdzenia obecności, na liście zbierana jest również informacja o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy, która jest podstawą do prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Rejestracja czasu pracy umożliwia obliczenie godzinowego wynagrodzenia dla pracownika w celu zapewnienia, że wysokość wynagrodzenia jest zgodna z obowiązującymi przepisami – musi wynosić co najmniej najniższą krajową. To zabezpieczenie dla pracowników, że nie zarobią mniej, niż wynosi niezbędne minimum potrzebne, by przeżyć.
Na liście obecności nie trzeba zawierać zbyt wielu szczegółowych informacji. Po pierwsze – można je wszystkie sprawdzić w innych dokumentach pracowniczych; po drugie – zajmuje to więcej miejsca i sprawia, że dokument jest mało czytelny. A czytelność listy obecności czasami może się okazać niezwykle ważna!
Pracownicza lista obecności musi zawierać tylko kilka podstawowych informacji, dzięki którym pracodawca wie, kto, kiedy i w jakich godzinach pracował. Do tych informacji należą:
Od razu widać, że w przypadku tradycyjnej listy obecności – w wersji papierowej – ten ostatni element jest kłopotliwy. Nie tylko sprawia, że wypełnianie listy obecności trwa dłużej, ale też jest podatny na ludzki błąd – po co najmniej 8 godzinach pracy umysł jest zmęczony, może się zwyczajnie pomylić.
Kolejnym problemem może być rozliczanie pracowników zdalnych – których procent znacznie wzrósł od wybuchu pandemii Covid-19 do 40% i nie zapowiada się, by ponownie miał spaść do tych 4%, które osiągał przed pandemią. Co więcej, teraz praca zdalna na stałe pojawi się w Kodeksie pracy. W jakiś sposób trzeba sobie jednak poradzić.
Listę obecności prowadzić można na dwa sposoby: w wersji papierowej lub wersji elektronicznej.
Ta pierwsza znana jest od lat, jeszcze z czasów, zanim komputer stał się podstawowym narzędziem w pracy biurowej. W firmach, w których wszyscy pracownicy wykonują swoje obowiązki z biura czy przedsiębiorstwa, papierowa lista obecności była wystarczającym rozwiązaniem.
W dalszym ciągu była podatna na błędy, mogła łatwo się zgubić, uszkodzić lub zostać podrobiona (dowiedz się, czym jest buddy punching
). Funkcjonowała, i części organizacji dalej funkcjonuje, jako dokument będący podstawą do ewidencjonowania czasu pracy.
Najczęściej przyjmuje formę pojedynczej kartki z tabelą zawierającą imiona, nazwiska i stanowiska pracowników oraz wydzielone miejsca, które podczas wejścia i wyjścia z pracy wypełnia każda z zatrudnionych osób.
Drugą formą jest elektroniczna lista obecności pracownika, która od wielu lat jest dozwolona przez kodeks pracy jako równoprawny z formą papierową dokument. Co więcej, zmiany w kp umożliwiają digitalizację dotychczasowych papierowych list obecności w celu ochrony tych dokumentów.
Elektroniczna rejestracja czasu może wyglądać różnie. W niektórych organizacjach służą do tego karty, które należy zeskanować, wchodząc do firmy, w innych można wykorzystać do tego przeglądarkę internetową lub urządzenie z systemem Android lub iOS.
W przypadku tej formy listy obecności, pracownik nie musi niczego liczyć ani podpisywać. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przepracowane godziny wyliczane są automatycznie przez system.
Dużą zaletą elektronicznej listy obecności jest możliwość podejrzenia jej przez wszystkich w organizacji – zarówno tych, którzy pracują stacjonarnie z biura, jak i tych, którzy wykonują swoje obowiązki w domowym zaciszu. Można w niej również zawrzeć informacje dotyczące miejsca pracy pracownika danego dnia.
A taka informacja bywa kluczowa.
Jedną z oczywistych zalet elektronicznej listy obecności jest przechowywanie danych na temat obecności pracowników w systemie. W przypadku Calamari możesz przechowywać informacje na temat obecności, czasu i miejsca pracy, a także dane dotyczące nieobecności w jednym miejscu.
Dzięki temu nie tylko można sięgnąć po dane, gdy są potrzebne, ale też można na nie spojrzeć z szerszej perspektywy. Przyspiesza to tworzenie cyklicznych raportów obecności oraz umożliwia managerom szybkie odnalezienie nieprawidłowości w czasie pracy, a to z kolei przekłada się na szybsze reagowanie. Zapobiega złym nawykom pracowników i przyspiesza ich pracę dzięki możliwości sprawdzenia w każdej chwili, kto jest dostępny, a co więcej – kto pracuje z biura, a kto wykonuje obowiązki zdalnie.
Dzięki temu, że aplikacja samodzielnie zapisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podsumowuje liczbę godzin przepracowanych danego dnia, nie jest podatna na błędy w wyliczeniach czy nieprawidłowe wpisanie czasu pracy. Calamari umożliwia różne metody rejestracji czasu pracy, takie jak:
Pracownicy mogą rozpoczynać swój czas pracy jedynie ze swoich kont przypisanych w systemie, dzięki czemu minimalizuje to możliwość oszukiwania podczas wypełniania listy obecności. Oczywiście Calamari umożliwia również manualne wprowadzanie czasu pracy. Dla lepszej kontroli, administrator ma możliwość wymuszenia zaakceptowania zmian proponowanych przez pracownika.
Dodatkową zaletą przechowywania informacji na temat ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej jest bezpieczeństwo danych. Przechowywane są w zabezpieczonej chmurze, dzięki czemu nie grożą im zagrożenia takie jak zniszczenie, zgubienie lub spalenie.
Czasami zdarzają się sytuacje, że w firmie wybucha alarm pożarowy bądź wynikający z innego powodu. Przepisy postępowania w takim przypadku określane są przez Kodeks pracy. Każdą organizacja zatrudniająca osoby w budynku musi stworzyć procedury ewakuacyjne i przeszkodzić z nich pracowników, aby w sytuacji zagrożenia zapewnić pracownikom bezpieczeństwo.
Jednym z etapów ewakuacji jest sprawdzenie listy obecności przez wyznaczoną do tego osobę, po opuszczeniu budynku lub zagrożonej strefy. Należy wtedy sprawdzić listę obecności pracowników i w sytuacji podejrzenia, że ktoś został na zagrożonym terenie, należy zgłosić ten fakt przybyłym na miejsce jednostkom ratowniczym.
W przypadku zagrożenia pożarowego nie zawsze istnieje możliwość, by zabrać ze sobą listę obecności pracownika. Z tego powodu, prowadzenie jej w formie elektronicznej jest dużo bardziej praktyczne. Dostęp do listy można uzyskać z wielu różnych urządzeń, dlatego wystarczy, by chociaż jedna z ewakuowanych osób miała przy sobie telefon z systemem Android lub iOS. W przypadku gdy część budynku zostanie odcięta, a znajdowałaby się w niej papierowa lista obecności, jej sprawdzenie po opuszczeniu budynku nie byłoby możliwe, co znacznie utrudnia pracę nad zapewnieniem pracownikom bezpieczeństwa przez służby ratownicze.
Dodatkowo dzięki elektronicznej liście obecności Calamari możliwe jest zweryfikowanie, którzy pracownicy byli na terenie budynku, a którzy pracowali z innego miejsca. Ta możliwość przyspiesza pracę ratowników i pozwala szybciej zweryfikować, czy wszyscy opuścili teren wypadku.
Lista obecności pracowników to nie tylko obowiązek narzucony przez Kodeks pracy do rozliczania przepracowanych godzin i wynagrodzenia pracownikom. To również narzędzie, które może pomóc uratować komuś życie w kryzysowej sytuacji. Upewnij się więc, że wybierasz narzędzie, na którym Twoja organizacja skorzysta najbardziej.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz spróbować listy obecności Calamari, skontaktuj się z nami lub skorzystać z darmowego okresu próbnego już teraz!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
