Ewidencjonowanie czasu pracy oraz dokumentowanie pracy w nadgodzinach należy do obowiązków pracodawcy wynikającym z realizowania praw pracowników zawartych w Kodeksie Pracy. Zobacz, jak narzędzie do rejestracji godzin pracy pomoże w prawidłowym dokumentowaniu nadgodzin.
O pracy w godzinach nadliczbowym można mówić w przypadku pracy wykonywanej przez pracownika poza obowiązującymi go normami czasu pracy, a także w sytuacji przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy wynikającego z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy.
Do pracy w nadgodzinach dochodzi najczęściej ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, np.: dużego zlecenia koniecznego do zrealizowania w krótkim czasie. Podczas pracowania w godzinach nadliczbowych pracownik zobowiązany jest do wykonywania poleceń pracodawcy.
Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, gdy pracownik wykonuje obowiązki w dniu wolnym wynikającym z jego rozkładu czasu pracy. W takiej sytuacji przysługuje mu w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Co ważne, obowiązek udzielenia całego dnia wolnego jest niezależny od liczby godzin przepracowanych w dzień wolny.
Sposób realizowania pracy w godzinach nadliczbowych określany jest w Kodeksie Pracy. Uważa się za niego pracę wykonaną poza normami czasu pracy.
Do pracy w godzinach nadliczbowych mówimy w sytuacji:
Ze względu na ogólne sformułowanie przepisu, bywa on interpretowany w różny sposób, jednak zgodnie z zasadami zdrowego rozsądku. Ponadto, zgodnie z art 151 KP, jeżeli pracodawca stwierdzi, że praca w nadgodzinach jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania firmy, jest on zobowiązany do wypłacenia pracownikom dodatkowej zapłaty.
Pracodawca może zlecić pracownikom wykonywanie nadgodzin ze względu na różne szczególne potrzeby, takie jak nagłe duże zlecenie, choroba kluczowego pracownika czy zbliżający się termin realizacji zlecenia, które się opóźnia. Liczba godzin nadliczbowych związana ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może jednak przekraczać w przypadku jednego pracownika więcej niż 150 godzin w roku kalendarzowym.
Limit godzin może jednak zostać zwiększony do 416 godzin w przypadku, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Polecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane w dowolny sposób, również w sposób dorozumiany. Sytuacja taka zachodzi np. w przypadku, gdy przełożony nie sprzeciwia się, gdy pracownik wykonuje obowiązki po godzinach wynikających z jego wymiaru czasu pracy. Nadgodziny nie mogą jednak zostać wcześniej zaplanowane. W takiej sytuacji nie dopuszcza się do pracy nadliczbowej.
Istnieje kilka sytuacji, w których pracodawca nie może wydać pracownikowi polecenia pracy w nadgodzinach. Oprócz wspomnianych wcześniej, wynikających z limitów godzinowych czasu pracy.
Zakazem pracy w godzinach nadliczbowych objęci są:
Wysokość wynagrodzenia za nadgodziny zależna jest od wysokości wynagrodzenia pracownika. Wyliczenia dokonuje się w oparciu o stawkę godzinową lub miesięczną. Wysokość wynagrodzenia wynika również z tego, w jakie dni pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych.
Zgodnie z Kodeksem Pracy:
Dopuszczalne jest również, by zamiast dodatkowego wynagrodzenia, pracownik otrzymał ekwiwalent w postaci dni wolnych.
Dzięki narzędziu do rejestracji czasu pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy – a w tym również ewidencji urlopów, jak wynika z obowiązków nałożonych przez pracodawcę przez Kodeks Pracy, jest niezwykle proste. Nie wymaga dodatkowego zaangażowania i ułatwia specjalistom HR prowadzenie ewidencji oraz przygotowywanie raportów czasu pracy.
Możliwość podglądu kart czasu pracy sprawia, że zarówno administratorzy jak i managerowie mają dostęp do ewidencji czasu pracy swoich zespołów. Sami pracownicy również mogą na bieżąco sprawdzić stan swoich przepracowanych godzin.
Dzięki Calamari to dziecinne proste! W momencie rozpoczynania dnia pracy, zegar pracownika rusza i zatrzymuje się dopiero wtedy, gdy osoba zakończy dzień pracy. Dzięki temu, niezależnie od tego, ile godzin przepracuje, będzie mogła to dokładnie sprawdzić.
W Calamari nadgodziny naliczają się same, w momencie, gdy zegar pracownika dalej jest aktywny, mimo że czas pracy wynikający z określonego dla niego siatki czasu pracy został już zrealizowany. Managerowie mogą otrzymywać powiadomienia o nadprogramowym czasie pracy swoich pracowników, dzięki czemu są na bieżąco zorientowani w sytuacji i mogą w razie konieczności podjąć odpowiednie krok.
Dzięki dostępowi do harmonogramu czasu pracy, zarówno pracownik jak i pracodawca bez trudu może udowodnić przepracowane przez daną osobę nadgodziny. Automatyczne zapisywanie nadgodzin w systemie sprawia, że każda ze stron ma pewność, iż zarejestrowany czas jest zgodny z prawdą.
W przypadku Calamari, program automatycznie przelicza liczbę przepracowanych godzin oraz liczbę godzin przepracowanych w nadgodzinach, dzięki czemu minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów podczas obliczeń.
W przypadku rozwiązywania stosunku pracy z pracownikiem, szczegółowe ewidencjonowanie czasu pracy i nadgodzin okazuje się niezwykle przydatne.
W momencie rozwiązywania umowy z pracownikiem, należy wynagrodzić mu przepracowane godziny, niemożliwe jest bowiem, by wykorzystał należny mu dzień wolny. W tym wypadku wysokość wynagrodzenia za nadgodziny wylicza się w taki sam sposób, jak w przypadku obliczania wynagrodzenia za nadgodziny przez cały okres świadczenia pracy, to znaczy:
Ewidencjonowanie nadgodzin jest niezwykle ważne zarówno ze względów prawnych związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Wykorzystanie w tym celu programu do rejestracji czasu pracy zapewnia prawidłowość danych i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, przy jednoczesnym zminimalizowaniu czasu potrzebnego specjalistom HR do prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Calamari może pomóc Ci w zarządzaniu firmą, obserwuj naszego bloga HR lub skorzystaj z 14 dniowej, darmowej wersji testowej już dziś!
A jeśli chcesz podzielić się z nami swoja wiedza na temat ewidencjonowania i rozliczania nadgodzin, skontaktuj się z nami!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
