Program do ewidencji urlopów w organizacji pracy hybrydowej

Praca hybrydowa jeszcze niedawno należała do mało znanych rozwiązań, jednak w związku z pandemią wirusa Covid-19 i masowym przejściem na pracę zdalną, stała się jednym z obecnie najpopularniejszych modeli pracy. Sprawdź, w jaki sposób program do zarządzania nieobecnościami może pomóc w zarządzaniu pracownikami hybrydowymi!

Podczas gdy cała Polska czeka na wprowadzenie oficjalnych zmian w Kodeksie Pracy na temat pracy zdalnej, wykonywanie obowiązków z domu stało się niezwykle atrakcyjne zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawców. Wiąże się bowiem nie tylko z dobrym samopoczuciem i work-life balance pracowników, ale też ze zmniejszeniem kosztów utrzymywania biur oraz oszczędnością czasu. Praca hybrydowa, która łączy w sobie elementy pracy zdalnej i z biura niesie ze sobą jednak dużo więcej zalet. Pisaliśmy o nich w artykule na temat organizacji pracy hybrydowej w firmie.Jednak by wykorzystać pełny potencjał, jaki niesie ze sobą praca w modelu hybrydowym, należy odpowiednio się do niej przygotować. W poprzednim artykule opisywaliśmy, w jaki sposób narzędzie do ewidencji czasu pracy może pomóc w organizacji i zarządzaniu pracą hybrydową. Tym razem opowiemy o tym, w jaki sposób narzędzie do zarządzania urlopami może być pomocne w tym modelu.

Czym jest praca hybrydowaHybrydowy model pracy łączy w sobie pracę z domu oraz pracę w biurze. Pozwala pracownikom lepiej wypocząć, zaoszczędzić czas i zadbać o work-life balance, dzięki któremu będą mieli czas na odpoczynek, hobby oraz spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi. Obecnie praca hybrydowa nie ma oficjalnej definicji i sposób jej realizacji jest dowolny. Wyróżnia się jednak 4 podstawowe rodzaje:

Realizacja hybrydowego modelu odbywa się najczęściej na trzy sposoby: pracownicy w ciągu tygodnia ciągiem pracują z domu i z pracy, pracują na zmianę dzień z pracy a dzień z domu lub co drugi tydzień roboczy pracują z biura.Ewidencja urlopów w pracy hybrydowejProgram do zarządzania nieobecnościami to coś więcej niż wnioski urlopowe. To kompleksowe narzędzie, które umożliwia planowanie nieobecności w kalendarzu, prezentację nadchodzących i archiwalnych nieobecności oraz tworzenie raportów. Ułatwia pracę działu HR, ale ma również pozytywny wpływ na przepływ informacji w całej organizacji oraz na szybkość prac. Pozwala także skuteczniej planować projekty w czasie.W jaki jednak sposób może pomóc podczas pracy hybrydowej?Zgłaszanie pracy zdalnej w kalendarzu nieobecnościPodczas organizacji pracy hybrydowej, szczególnie w sytuacji, gdy w firmie jest więcej pracowników niż miejsc w biurze (oraz w sytuacjach takich jak pandemia koronawirusa, która wymusza zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa w postaci zachowywania odległości i ograniczenia liczby ludzi na danej powierzchni), aktualizacja informacji na temat liczby osób, która zamierza się w nim pojawić, ma kluczowe znaczenie.Każdy z pracowników, wykorzystując rodzaj nieobecności “praca zdalna” może zasygnalizować pozostałym osobom, którego dnia nie zamierza pojawić się w biurze. Dzięki temu, zarówno managerowie jak i współpracownicy wiedzą, w jaki sposób skontaktować się z daną osobą lub kiedy nie będą mogli zorganizować z nią spotkania na żywo.Przepływ informacji na temat obecności w biurzeDobry przepływ informacji na temat zarówno statusu “praca zdalna” jak i nieobecności danych pracowników w biurze z innych powodów – wniosków urlopowych, chorób czy delegacji – również ma duży wpływ na tempo pracy i realizację projektów.Wiedząc, kiedy dny pracownik wybiera się na urlop, można lepiej zaplanować pracę nad projektami, by nie stały i nie czekały na osobę nieobecną. Przyspiesza to również organizację różnych firmowych wydarzeń – wyjazdów integracyjnych czy imprez firmowych.

Raporty obecnościNarzędzia takie jak Calamari Leave umożliwiają tworzenie raportów nieobecności, które wygenerować można w każdej chwili z każdego urządzenia, pod warunkiem, że dany użytkownik posiada dostęp do Raportów. To niezwykle wygodny sposób podsumowywania czasu pracy, który odciąża specjalistów HR i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów w danych.Raporty oraz dostęp do archiwalnych kalendarzy nieobecności firmy pozwala również szybko i skutecznie sprawdzić, które osoby były danego dnia w biurze. Takie informacje mogą się okazać niezwykle przydatne podczas pandemii. Znalezienie wszystkich osób, które mogły mieć kontakt z zarażonym, dzięki takiemu kalendarzowi zajmuje chwilę i daje pewne informacje. Pozwala to podnieść bezpieczeństwo osób zatrudnionych w firmie.Dane do analizy pracyAnalizowanie wyników ludzi podczas pracy zdalnej ma ogromne znaczenie ze względu na możliwość kontrolowania, czy zwiększa się produktywność pracowników. Zbierając dane na temat osiągnięć w pracy i obecności w biurze można szybko wypracować najbardziej optymalny model pracy hybrydowej, który przyniesie organizacji zysk, a pracownikom pozwoli na odpowiedni odpoczynek.Dane można zbierać zarówno dla całej organizacji jak i dla każdego pracownika z osobna. Pozwala to na indywidualne dostosowanie pracy hybrydowej do pracownika, dzięki czemu można wykorzystać jego pełny potencjał bez potrzeby ściągania go do biura (z czym wiąże się strata czasu, dodatkowe koszty po stronie pracownika oraz pracodawcy, a także większe zmęczenie pracownika).Work-life balanceMożliwość odpowiedniego wypoczęcia, spędzenia czasu z bliskimi oraz realizowania swoich pasji są niezwykle ważne dla higieny psychicznej pracownika. Oprócz pracy, musi mieć również życie poza nią. Jeśli nie starcza mu na nie czasu, często jego produktywność w pracy spada, a nastrój się pogarsza, co w konsekwencji może prowadzić do wypalenia zawodowego, depresji i problemów zdrowotnych.

Dlatego dbanie o to, by pracownicy mogli wypocząć, leży w najlepszym interesie pracodawcy. Dzięki możliwości oszczędzenia pracownikom około godziny dziennie na dojazdy do pracy, zapewnia mu się tę dodatkową godzinę na to, by wykorzystał ten czas we własnym zakresie, a już samo to pozytywnie wpływa na wydajność.PodsumowanieNa pierwszy rzut oka program do elektronicznych wniosków urlopowych wydaje się jednym z mniej istotnych narzędzi do organizacji pracy hybrydowej, jednak po bliższym przyjrzeniu się tematowi, okazuje się, że jest w stanie nie tylko zapewnić lepszą organizację, ale również wpłynąć na well-being i produktywność pracowników.Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat pozytywów korzystania z programu do ewidencji urlopów i zarządzania czasem pracy, obserwuj naszego bloga HR. A jeśli chcesz podzielić się z nami swoimi refleksjami na temat wykorzystania elektronicznych wniosków urlopowych w zarządzaniu pracą hybrydową – skontaktuj się z nami już teraz!