Praca zdalna, Zarządzanie nieobecnościami

11 możliwości elektronicznych wniosków urlopowych, które ułatwią ewidencję urlopów w firmie

W erze popularyzacji pracy zdalnej, elektroniczna ewidencja urlopów to narzędzie niezbędne w każdej firmie. Sprawdź wszystkie zalety programu do zarządzania nieobecnościami zarówno w pracy zdalnej, pracy hybrydowej jak i pracy w biurze i dowiedz się, jak pomoże Ci zoptymalizować pracę w firmie.

Ze względu na pandemię koronawirusa, firmy masowo przeszły na pracę zdalną. Wiązało się z tym również przejście na inny sposób zarządzania organizacją - za pośrednictwem internetu, przy wykorzystaniu takich narzędzi jak: elektroniczna lista obecności, ewidencja czasu pracy online i elektroniczne wnioski urlopowe. Dzięki nim zarządzanie pracownikami w firmie staje się znaczne prostsze i pomaga oszczędzić czas pracowników HR.

Poznaj zalety elektronicznego zarządzania nieobecnościami z Calamari i skorzystaj z dwutygodniowego, darmowego okresu próbnego, aby przetestować wszystkie możliwości systemu!

11 zalet programu do ewidencji urlopów

Automatyzacja powtarzalnych procesów to nowoczesny trend, który pozwala zoptymalizować działanie firmy, oszczędzić czas oraz pieniądze i stworzyć sprawnie działający ekosystem, wewnątrz którego wszystkie informacje przekazywane są możliwie najszybciej. Poznaj 11 najciekawszych funkcjonalności Calamari Leave i dowiedz się, ile dzięki nim może zyskać Twoja organizacja.

1. Powiadomienia o wnioskach urlopowych

Proces akceptacji wniosku urlopowego w tradycyjnej formie zajmuje dużo czasu i jest podatny na błędy - zgubione wnioski, brak czasu pracowników będących w procesie akceptacji, problem ze zweryfikowaniem wniosku. Dzięki Calamari, w momencie złożenia wniosku urlopowego, manager (a także inne osoby, które wchodzą w skład procesu akceptacji wniosku dla danego pracownika) zostaje poinformowany o tym fakcie za pośrednictwem maila, aplikację mobilną bądź integrację ze Slackiem, jeśli firma korzysta z takiego oprogramowania.

W momencie, gdy wniosek zostanie rozpatrzony, pracownik również zostanie poinformowany o podjętej decyzji na maila, aplikację mobilną oraz Slacka. W ten sposób nie tylko wniosek może zostać rozpatrzony w końcu kilku chwil, ale też informacja o nim momentalne dotrze do pracownika. W momencie akceptacji urlopu, wniosek pojawi się w kalendarzu, dzięki czemu wszyscy w firmie bądź zespole będą wiedzieć, kto danego dnia będzie nieobecny.

2. Widok nieobecności w kalendarzu firmowym

Dobry przepływ informacji na temat nieobecności pracowników jest kluczem do optymalnej organizacji czasu pracy. Dzięki temu, że pracownicy mogą na bieżąco sprawdzić, kto będzie danego dnia - lub w danych godzinach - nieobecny, mogą lepiej zaplanować swój czas pracy w danym tygodniu w dniu.

Dzięki temu, że Calamari umożliwia synchronizację kalendarza nieobecności z firmowym kalendarzem - na przykład iCalendar lub Google Calendar - możliwe jest naniesienie nie tylko nieobecności, ale również spotkań i innych wydarzeń firmowych w jednym miejscu, dzięki czemu pracownicy mają dokładny wgląd w bieżącą sytuację. Wszystkie zmiany w nieobecnościach - nowe urlopy, anulowane urlopy czy zwolnienia chorobowe - automatycznie pojawiają się w kalendarzu w momencie złożenia wniosku ze statusem oczekującym, a w wypadku akceptacji - ze statusem zaakceptowanym.

3. Dostęp do limitów urlopowych

Tym, co dodatkowo ułatwia pracownikom organizację swojego czasu i planowanie nieobecności w Calamari, jest dostęp do limitów urlopowych. Każdy z pracowników może w odpowiednim miejscu menu sprawdzić, ile dni każdego z dostępnych rodzajów urlopów pozostało mu do wykorzystania. Dzięki temu zawsze wiedzą, ile dni pozostało im do wykorzystania i nie muszą udawać się do działu HR w celu sprawdzenia swoich limitów.

Opcja ta przydaje się również w momencie, w którym wystąpią nieprawidłowości w czasie pracy ze strony zarówno pracownika jak i pracodawcy. W każdej chwili możliwe jest sprawdzenie w systemie archiwalnych wniosków i zaakceptowanych urlopów, dzięki czemu wszystkie niejasności mogą zostać w każdej chwili zweryfikowane.

4. Dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca

Calamari to program do ewidencji urlopów, który przechowuje dane w dobrze zabezpieczonej chmurze. Oznacza to, że do zalogowania się na swoje konto, pracownik musi posiadać swój login oraz hasło, a także urządzenie z internetem. Jeśl admnistrator konta firmowego nie ogranczy dostępu do strony pracownikom, mogą oni zarządzać swoimi kontami pracowniczymi z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Zespół Calamari cały czas dba o bezpieczeństwo przechowywanych danych i prowadzi prace serwisowe mające na celu poprawienie działania aplikacji i utrzymywanie bezpieczeństwa, dzięki temu możesz mieć pewność, że Twoje dane są bezpieczne.

5. Automatyczne tworzenie raportów ewidencji nieobecności

Niezwykłym ułatwieniem dla działu HR jest automatyzacja tworzenia raportów ewidencji urlopów. Wszystkie dane dotyczące nieobecności są automatycznie zapisywane w systemie, a w celu wygenerowania raportu wystarczy wejść w zakładkę “Raporty” i wybrać pracowników, wybrany przedział czasu i inne filtry, by następne wygenerować raport.

Calamari umożliwia wyeksportowanie takiego raportu do wielu popularnych formatów zgodnych ze standardami programów kadrowo-płacowych.

6. Dostosowanie do różnych polityk urlopowych

Calamari jest narzędziem dostosowanym do obsługiwania polityk urlopowych firm z całego świata. Oznacza to, że zarówno firmy polskie jak i zagraniczne mogą bez problemu skonfigurować program do zarządzania urlopami zgodne z obowiązującym prawem.

Możliwe jest również ustawienie różnych polityk urlopowych dla pracowników tej samej organizacji, dzięki czemu międzynarodowe firmy również nie będą miały problemu z zarządzaniem nieobecnościami pracowników w Calamari.

7. Nakładające się wnioski urlopowe

Managerowie mają trudne zadanie podczas podejmowania decyzji o akceptacji zgłoszenia o urlop pracownika. Muszą widzieć, jak jego nieobecności odbije się na innych w zespole, ale też w całej organizacji. Ze względu na to wyposażyliśmy Calamari w funkcjonalność, która już na poziomie okna akceptacji wniosku wyświetla bieżące informacje o aktualnym obłożeniu nieobecnościami w czasie, w jakim wnioskodawca chce uzyskać wolne. Możliwe jest filtrowanie na podstawie zespołów, stanowisk i innych filtrów.

Dzięki temu, proces akceptacji jest dla managera bardziej przejrzysty i pozwala oszczędzić czas na weryfikację danych, a także podjąć decyzję, która z punktu widzenia całej organizacji będzie najkorzystniejsza.

8. Elastyczny proces akceptacji

W zależności od firmy, w procesie akceptowana wniosku urlopowego pracownika może być zaangażowana jedna bądź więcej osób. Z tego względu w Calamari można samodzielne ustalić liczbę etapów akceptacji wniosku lub ich brak.

Ta funkcjonalność sprawia, że Calamari sprawdzi się zarówno w organizacjach, w których proces akceptacji nie jest wymagamy, jak również w tych, w których jest on kilkuetapowy. W konfiguracji narzędzia w prosty sposób” można ustawić rodzaj procesu, który obowiązywać będzie danego pracownika lub zespół.

9. Integracja z narzędziami biznesowymi

W Calamari wiemy, jak ważna jest integracja pomiędzy narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Z tego względu oferujemy wiele różnych integracj, które ułatwiają przekazywanie informacji na temat nieobecności w firmie. Wśród najpopularniejszych integracji znaleźć można:

  • Slack - za pośrednictwem którego można zgłosić nieobecność, zaakceptować ją, przekazywać cykliczne powiadomienia na temat nieobecności, a także wysyłać powiadomienia o nowych wnioskach urlopowych.
  • MS Teams
  • Google Workspace
  • Asana
  • Jira
  • Basecamp

10. Załączniki do wniosków urlopowych

W Calamar podczas aplikowania o nieobecność możliwe jest dodanie dokumentu do wniosku. Dzięki temu, pracownik może udokumentować powód swojej nieobecności, który zostanie w systemie na wypadek, gdyby konieczne było sprawdzenie tych danych. Możliwe jest również dodanie komentarza do wniosku urlopowego z wyjaśnieniem powodu nieobecności.

11. Sprawdź, kto zastępuje nieobecnych

Elektroniczna ewidencja nieobecności z Calamari to również możliwość poinformowania pracowników, kto będzie zastępował nieobecną osobę. W ten sposób wszyscy wiedzą, do kogo mogą zwrócić się z danym problemem. Pozwala to utrzymać porządek płynność pracy w firmie, a tym samym pozytywnie wpływa na produktywność.

Podsumowanie

W nowoczesnym świecie zarządzanie nieobecnościami pracowników może być bardzo proste, jeśli tylko zdecydujesz się na odpowiednie narzędzie, które pomoże w organizacji całego procesu online zarówno w przypadku firm stacjonarnych, jak i tych, które umożliwiają pracę hybrydową lub pracę zdalną.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach narzędzi do ewidencji czasu pracy i urlopóœ, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz podzielić się z nami swoim spostrzeżeniami - skontaktuj się z nami!

Najnowsze Artykuły

Prowadzenie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy jest obowiązkiem zleceniodawcy od 2017 roku. Sprawdź, w jaki sposób ją prowadzić oraz co powinno się w niej znaleźć!

Czytaj dalej

Pandemia wirusa Covid-19 spowodowała szereg zmian w modelach pracy i sposobie jej organizacji. Popularyzacja pracy zdalnej i wnioski, które przyszły wraz z jej wdrożeniem, spowodowały, że ten atrakcyjny - z punktu widzenia zarówno pracodawcy jak i pracownika - model pracy prężnie się rozwijał i rozwija się do dziś.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.