Pandemia wirusa Covid-19 spowodowała szereg zmian w modelach pracy i sposobie jej organizacji. Popularyzacja pracy zdalnej i wnioski, które przyszły wraz z jej wdrożeniem, spowodowały, że ten atrakcyjny - z punktu widzenia zarówno pracodawcy jak i pracownika - model pracy prężnie się rozwijał i rozwija się do dziś.
Przymus przejścia na pracę zdalną postawił pracodawców w sytuacji, w której zmuszeni byli zorganizować swoją firmę i dostosować się do nowych wymogów. Jednak największa zmiana zaszła w samych CEO - zobaczyli, że nie muszą kontrolować pracownika, a wykonywanie obowiązków z firmy wcale nie musi zapewniać najlepszej produktywności pracowników.
Zapoznaj się z raportem rynku pracy przed i w czasie pandemii koronawirusa!
Praca zdalna ewoluuje. W Polsce obecnie oczekuje na oficjalny wpis do Kodeksu pracy, a jej modele zmieniają się i powstają coraz nowe możliwości. Do pracy całkowicie zdalnej i pracy hybrydowej dołączył nowy, znany dotąd głównie z zachodu, trend pracakcji (eng. workation).
W związku z tym, że praca na wakacjach przybiera na popularności w różnych formach, przejście z papierowej ewidencji czasu pracy na rzecz prowadzenia elektronicznej listy obecności, ewidencji przepracowanych godzin i zarządzania urlopami to must-have każdej idącej z duchem czasu organizacji!
Zalety elektronicznej listy obecności w pracy hybrydowej
Przejście na elektroniczne narzędzia do zarządzania pracownikami to krok, który prędzej czy później czeka każdą powiększającą się organizację. Jest również niezbędne w przypadku wprowadzenia pracy hybrydowej, w przypadku której tradycyjne papierowe metody nie mogą się sprawdzić.
Przed podjęciem decyzji o wyborze aplikacji do kontroli czasu pracy, która pozwoli prowadzić elektroniczną listę obecności pracowników, należy poznać najważniejsze zalety takiego rozwiązania, które pozwolą zorganizować w firmie pracę hybrydową i workation już w 2022 roku!
1. Koniec z papierologią - elektroniczna dokumentacja
Wprowadzenie pracy hybrydowej w firmie oznacza zmianę dotychczasowego sposobu rozliczania obecności pracowników. Papierowe listy przestają mieć rację bytu w momencie, gdy pracujące zdalnie osoby nie są w stanie zaznaczyć na niej swojej obecności. W związku z tym potrzebny jest system, który pozwoli obejść ten problem. Dzięki liście obecności Calamari możesz raz na zawsze zapomnieć o niewygodnej papierologii, przenoszą wszystkie informacje do dobrze zabezpieczonej chmury.
W ten sposób nie tylko umożliwiasz każdemu w organizacji możliwość odnotowania swojej obecności, ale również dbasz o zdrowie naszej planety i zminimalizujesz koszty prowadzenia listy obecności pracowników do minimum.
2. Szybki dostęp z każdego miejsca
W związku z przeniesieniem prowadzenia listy obecności pracownika do chmury, możliwe jest rejestrowanie godziny wejścia i wyjścia z pracy z dowolnego miejsca pod warunkiem dostępu do internetu. W Calamari dostęp do aplikacji możesz uzyskać za pomocą dowolnego urządzenia poprzez zalogowanie się na swoje konto.
W Calamari rozpoczęcie dnia pracy jest równoznaczne z wpisaniem się na listę obecności, dzięki czemu pracownik nie musi o tym dodatkowo pamiętać. Wystarczy, że rozpocznie swój dzień pracy, a aplikacja samodzielnie zapisze go na pracowniczej liście obecności jako osobę dostępną.
3. Powiedz “nie” błędom!
Dzięki temu, że podczas rejestracji czasu Calamari automatycznie odnotowuje obecność pracownika w biurze, wszystkie dane rejestrowane i rozliczane są przez aplikację, dzięki czemu zmniejsza do minimum możliwość wystąpienia błędów. Dzięki temu specjaliści HR w Twojej organizacji będą mogli poświęcić znacznie więcej czasu na inne czynności, takie jak pozyskiwanie najlepszych talentów na rynku.
Jest to również niezwykłe ułatwienie w tworzeniu cyklicznych raportów, które również wygenerować można automatycznie na podstawie danych zebranych podczas codziennego oznaczania początku i końca pracy. Błędy w ewidencji czasu pracy mogą nieść ze sobą kosztowne konsekwencje, dlatego dobrze zapewnić sobie poprawność informacji dzięki automatyzacji.
4. Sprawdź, kto jest dostępny
W przeciwieństwie do papierowych list obecności, te elektroniczne można bez trudu współdziałać i podglądać. W Calamari każdy pracownik może podejrzeć listę obecnych i dowiedzieć się z niej, kto pracuje z biura, kto pracuje zdalnie i kto aktualnie jest na przerwie. Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na oczekiwanie na odpowiedź, wiedzą, z kim mogą spotkać się twarzą w twarz, a z kim online.
Wszystkie te cechy elektronicznej listy obecności pracowników ułatwiają organizację pracy w firmie, dzięki czemu mają wpływ na podniesienie produktywności pracowników bez dodatkowego obciążania ich obowiązkami.
5. Trzymaj rękę na pulsie
Zarządzanie zespołem, w ramach którego część pracowników wykonuje obowiązki z biura, a część zdalnie, wymaga dużo większego zaangażowania managera jednak w inny sposób niż robił to wcześniej. Okazywanie pracownikom zaufania, a jednoczesne kontrolowanie ich pracy, nie jest proste do pogodzenia, jednak dzięki elektronicznej liście obecności w Calamari jest to możliwe.
Podczas gdy pracownik zjawia się w pracy zbyt późno lub w jego czasie pracy pojawiają się inne nieprawidłowości, manager zostanie o tym poinformowany za pośrednictwem wiadomości e-mail, powiadomienia na Slacku i informacji w aplikacji. Dzięki temu managerowie kontrolować pracowników w nieinwazyjny sposób, a pracownicy zyskują podstawę do udowodnienia przepracowanych przez siebie godzin i obecności w firmie.
6. Sprawdź swoją obecność
Calamari przechowuje dane dotyczące obecności pracowników w bezpiecznej chmurze, dzięki czemu dostęp do informacji może uzyskać każda upoważniona do tego osoba. Oznacza to, że pracownicy mogą sprawdzać przepracowane przez siebie godziny oraz nieprawidłowości.
7. Kontrola w sytuacji zagrożenia
W sytuacjach zagrożenia, takich jak pożar lub zarażenie wirusem, elektroniczna lista obecności to znaczne ułatwienie przy sprawdzaniu, kto danego dnia był obecny, by upewnić się, że wszyscy wyszli z budynku lub każda osoba mająca kontakt z zarażonym została o tym poinformowana.
W wielu przypadkach papierowa lista obecności pracowników może się zgubić lub zniszczyć, na szczęście wersja online pozostanie i dostęp do niej można uzyskać z każdego urządzenia, jeśli tylko posiada się upoważnienie.
8. Różne metody zapisywania obecności
Calamari umożliwia wpisanie się na liście obecności za pomocą różnych metod, co znaczne ułatwia zarządzanie pracownikami i kontrolę dostępów do wybranych metod rejestracji czasu pracy w zależności od potrzeb. Do wyboru są następujące metody:
- poprzez aplikację web,
- poprzez aplikację mobilną,
- za pośrednictwem komunikatora Slack,
- za pomocą kodów QR,
- dzięki technologii iBeacons.
Administrator może ograniczyć dostęp do rejestracji za pomocą wybranych metod dla każdego z pracowników. Może również określić, z jakich lokalizacji lub adresów IP może nastąpić zapisanie obecności - dzięki temu bez trudu dostosujesz metody rejestracji do polityki w swojej firmie.
9. Raporty obecności na żądanie
Wszystkie dane z listy obecności pracowników i detale dotyczące ewidencji czasu pracy znaleźć można w sekcji raportów, które na życzenie można wygenerować z systemu w wybranym formacie lub wydrukować, jeśli będzie taka potrzeba. Dane zebrane w raportach generowane są automatycznie, dzięki czemu możliwość pojawienia się błędów spada do minimum - podobnie jak czas, który specjaliści HR muszą poświęcić na ich wygenerowanie.
W przypadku zarządzania listami obecności pracowników stacjonarnych i zdalnych, to dodatkowe ułatwienie, dzięki któremu możliwe jest stworzenie jednej listy obecności dla wszystkich pracowników w firmie niezależnie od tego, skąd wykonują swoje obowiązki.
Podsumowanie
W czasach popularyzacji różnych modeli pracy zdalnej i hybrydowej, zadbanie o program do prowadzenia elektronicznej listy obecności pracowników i ewidencji czasu ich pracy to obowiązkowe narzędzie, które znacznie ułatwi pracę nie tylko działu HR, ale i całej organizacji.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz podzielić się z nami swoimi przemyśleniami, skontaktuj się z nami.
