Elektroniczne narzędzia do ewidencjonowania czasem pracy znacznie zyskały na popularności od początku pandemii koronawirusa, jednak już wcześniej wiele firm zdecydowało się na takie rozwiązanie. W dobie ogromnej popularności pracy hybrydowej i zdalnej, ewidencjonowanie czasu pracy online to must-have każdej nowoczesnej organizacji!
Sprawdź zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy niezbędnych w prowadzeniu nowoczesnej firmy w 2022 roku!
Sposób ewidencjonowania czasu pracy pracowników opisany jest w Kodeksie pracy i zgodnie z nim umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej – w tym ewidencji czasu pracy – w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów w takiej postaci umożliwia ich zabezpieczenie zarówno poprzez przechowywanie w dobrze zabezpieczonej chmurze oferowanej przez narzędzie do ewidencji czasu pracy, jak również tworzenie ich kopii zapasowych.
Dostęp do dokumentów w formie elektronicznej również jest ułatwiony. Ponadto ich przechowywanie przez ustanowiony w Kodeksie pracy czas 10 lat jest znacznie wygodniejsze – nie wymagają one konserwacji i są odporne na zniszczenia mechaniczne, jak w przypadku dokumentów papierowych.
W czasach, w których trendy hr dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej przybierają na popularności i tworzą się nowe trendy – takie jak pracakcje – funkcje oferowane przez program do ewidencji czasu pracy online są niezbędne do zoptymalizowania procesu rejestracji czasu pracy i zarządzania danymi na ten temat.
Dowiedz się, w jakiś sposób ewidencja czasu pracy online Calamari pomaga Twojej firmie, a jeśli jeszcze nie zdecydowałeś się założyć konta, przekonaj się, dlaczego warto!
W wielu firmach znana pod postacią kartki papieru, którą każdy z pracowników podpisuje, pojawiając się w pracy, w 2022 roku w większości organizacji nie ma już racji bytu. Wszędzie tam, gdzie przynajmniej część osób pracuje zdalnie, niemożliwe jest, by mogli wpisać się na taką listę. Trzeba byłoby więc stworzyć dla nich osobną listę – na przykład w arkuszu kalkulacyjnym. W ten sposób w firmie musiałyby funkcjonować dwie listy albo dotychczasowa wersja papierowa zostałaby zastąpiona arkuszem kalkulacyjnym.
Dlaczego korzystanie z arkusza nie jest dobrym pomysłem, dowiesz się z tego artykułu.
Dzięki wykorzystaniu elektronicznej ewidencji czasu pracy, każda z osób, która rozpoczyna dzień pracy w aplikacji, jednocześnie zostaje odznaczona na liście obecności. Gdy kończy swoją pracę, znika z osób obecnych na liście, ale dane o jej przepracowanych godzinach (wraz z dokładnym czasem rozpoczęcia i zakończenia pracy) zostają zapisane w ewidencji danego pracownika. Dodatkowo, każdy z pracowników może w każdej chwili sprawdzić listę obecności i dowiedzieć się, kto jest obecny w biurze, kto pracuje zdalnie, a kogo nie ma w pracy.
Dzięki programowi do elektronicznej ewidencji czasu pracy, pracownicy mogą rejestrować swoją obecność na kilka różnych sposobów. Calamari umożliwia rozpoczynanie i kończenie dnia pracy za pomocą:
Tak szeroki wybór możliwości sprawia, że firmy mogą wybrać tę metodę, która będzie najlepiej odpowiadała jej potrzebom. Możliwe jest rejestrowanie czasu pracy za pośrednictwem dowolnej liczby wybranych w systemie metod, tak samo jak ograniczanie dostępu do wybranych metod w oparciu o miejsce pracy, zespół oraz inne kryteria.
W przypadku pracowników zdalnych prowadzenie ewidencji czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale również dowodem dla niego, że pracownik faktycznie wykonywał swoje obowiązki. Zapisujący godzinę rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy pracownik dokumentuje w ten sposób swoją obecność i potwierdza, że w danym czasie wykonywał swoje obowiązki.
Dla jeszcze lepszego przepływu informacji na temat obowiązków pracownika zdalnej, Calamari umożliwia tworzenie projektów, nad którymi pracują dane osoby. Dzięki temu, dla dokładniejszego dokumentowania swojej pracy, zdalni pracownicy mogą zapisywać czas spędzony w ciągu dnia nad każdym z utworzonych w systemie projektów.
Możliwość dodania notatki do dnia pracy jest kolejnym sposobem na poprawę komunikacji na linii pracownik zdalny – pracodawca. W ramach tego pola pracownik może dodawać opis swoich obowiązków lub inne istotne dla przełożonego informacje.
Kontrolowanie czasu pracy nie jest łatwym zadaniem, szczególnie w przypadku tych organizacji, w których pracownicy wykonują obowiązki zdalnie lub z różnych biur. W takim wypadku weryfikowanie czasu, jaki pracownicy spędzają na przerwie, jest utrudnione.
Dzięki możliwości rejestrowania przerw w Calamari, przełożony może mieć kontrolę nad tym, ile czasu pracownicy przeznaczają na odpoczynek. Prawidłowy work-life balance jest niezwykle ważny dla zdrowia i produktywności pracownika, dlatego należy upewniać się, że zatrudnione osoby korzystają z przerwy w pełnym wymiarze czasu, aby nie przepracowywały się. Oprócz problemów z obniżoną produktywnością i nastrojem, przepracowanie może również powodować wypalenie zawodowe.
Podczas zapisywania czasu pracy pracowników, dane na temat godziny wejścia i wyjścia, a także przepracowane godziny, przerwy i ewentualne nieprawidłowości dotyczące czasu pracy, w Calamari znajdują się w zakładce Ewidencja. Przechowywane tam informacje można wykorzystać do stworzenia cyklicznych raportów ewidencji czasu pracy. System samodzielnie wygeneruje raport zawierający wybrane informacje, które następnie można pobrać w wybranym formacie w postaci raportu.
Jest to niezwykłe ułatwienie dla specjalistów HR, którzy dzięki zminimalizowaniu czasu pracy potrzebnego do przeprowadzenia raportu o połowę, mogą poświęcić ten czas na zatrudnianie nowych specjalistów czy dbanie o dobre samopoczucie i kulturę pracy w organizacji.
Pracownicy również mają dostęp do swojej ewidencji czasu pracy. Mogą sprawdzić, ile godzin przepracowali danego dnia, czy rozpoczęli pracę na czas oraz jak długo byli na przerwie. Dzięki temu pracownik wie, czy dobrze się sprawuje, a w przypadku wątpliwości lub nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy, możliwe jest zweryfikowanie informacji z obu stron.
Na podstawie tych danych pracownik może również sprawdzić, ile czasu poświęca na pracę nad danymi projektami, dzięki czemu może sprawdzić swoją produktywność i określić, ile czasu wymagają dane obowiązki. W rezultacie pozwala to pracownikowi lepiej zarządzać swoim czasem w dniu pracy, co przekłada się zarówno na jego produktywność jak i zmniejszenie zmęczenia.
W zależności od potrzeb, stanowisk, miejsc wykonywania obowiązków oraz innych istotnych z punktu widzenia organizacji czynników, program do ewidencji czasu pracy online umożliwia ograniczenie możliwości korzystania z wybranych sposobów rejestrowania czasu pracy. Ograniczać można lokalizację, adresy IP, jak również metody.
Oznacza to, że wybrani pracownicy mogą mieć dostęp do rejestracji poprzez kody QR, podczas gdy inni nie mogą korzystać z tego sposobu oznaczana obecności w pracy. Jednak zarówno jedne i drugie osoby mogą w dalszym ciągu korzystać z rozpoczynania i kończenia dnia pracy za pomocą aplikacji webowej.
Zbyt krótki czas pracy, zbyt długie przerwy, a także zjawisko buddy punchingu – rozpoczynania pracy za nieobecnego pracownika w celu umożliwienia mu bezkarnego spóźnienia się lub nieobecności – to problemy, z którymi często borykają się pracodawcy. Na szczęście Calamari umożliwia zapobieganie im na kilka sposobów.
Podstawowym z nich jest wysyłanie powiadomień do przełożonych pracowników w momencie, gdy ci dopuszczają się nadużycia, na przykład z powodu spóźnienia lub zbyt długiego przebywania na przerwie. Takie powiadomienia zapewniają, że managerowie są poinformowani o problemie od razu i mogą mu zapobiec, zanim stanie się on szerszym zjawiskiem w firmie.
W kwestii zapobiegania buddy punchngowi aplikacja do kontroli czasu pracy Calamari umożliwia rejestrowanie zdjęcia pracownika podczas rozpoczynania dnia pracy. Dzięki temu można od razu zweryfikować, czy pracę rozpoczęła odpowiednia osoba. Więcej na temat prawnych aspektów rejestrowania zdjęć pracowników podczas ewidencji czasu pracy przeczytasz w artykule: Przetwarzanie wizerunku pracownika w ewidencji czasu pracy.
Pracakcje (eng. workation) to nowy szerzący się trend, o którym wspominaliśmy już w naszym wcześniejszym artykule. Polegają na możliwości pracy podczas wakacji – czyli wyjechanie np. do innego kraju, by w dzień pracować zdalnie, a popołudniami odpoczywać. Popularna jest również opcja, w której pracodawca zapewnia pracownikom możliwość wyjazdu w jakieś miejsce i pracowanie z niego.
Jako jeden z modeli pracy hybrydowej, pracakcje wymagają odpowiedniego przygotowania i możliwości rejestrowania czasu pracy. Ze względu na to, że pracakcyjny wyjazd może wiązać się ze zmianą strefy czasowej, możliwość zapisywania przepracowanych godzin oraz wykonywanych w ich czasie obowiązków jest niezwykle ważny, by zapewnić podstawę do wynagrodzenia pracownika.
W nowoczesnych firmach dążących do stworzenia przyjaznego środowiska pracy, elektroniczna ewidencja czasu pracy jest niezbędnym narzędziem, dzięki któremu możliwe jest zadbanie o work-life balance pracowników, a także jedne z najbardziej pożądanych w obecnych czasach benefitów – pracę zdalną.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o możliwościach narzędzia do ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli masz jakieś pytania – skontaktuj się z nami!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
