Bezpieczny powrót do biura w czasie pandemii COVID-19 – jak wykorzystać Calamari do pomocy przy organizacji pracy?

W czasie gdy pandemia trwa nadal, wiele firm i startupów decyduje się na przywrócenie pracowników do biur. Wynika to zarówno ze względu na charakter organizacji, który na części firm wymusza obecność ludzi w miejscu pracy, jak również ze względu na komfort psychiczny pracowników.

Dla wielu osób, które dotąd pracowały stacjonarnie, kilka miesięcy pracy z domu może być męczące. Zgodnie z raportem opublikowanym przez CBRE aż 69% Polaków pracujących obecnie zdalnie tęskni za bezpośrednim kontaktem ze współpracownikami. Z tego powodu powrót do biur wydaje się dobrym pomysłem nie tylko ze względów biznesowych.

Organizacja pracy w biurze

W poprzednim artykule pisaliśmy o tym, w jaki sposób organizacje powinny przygotować się do powrotu do biur, by zadbać o bezpieczeństwo pracowników i płynny przebieg pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wystosowała na ten temat dokument zawierający zalecenia odnośnie organizacji miejsca pracy. Wcielenie ich w życie nie gwarantuje jednak stuprocentowej ochrony.

Kluczem do dobrego i bezpiecznego zorganizowania pracy w biurze w czasach panowania koronawirusa jest stworzenie skutecznych i stosunkowo prostych procedur, dzięki którym pracodawcy będą mieli kontrolę nad tym, którzy pracownicy są obecni w biurze danego dnia. Prowadzenie takiej dokumentacji może się bowiem okazać kluczowe w sytuacji, w której jeden z pracowników zostanie zarażony. Calamari daje pracodawcom i działom HR taką możliwość, jeśli więc jesteś naszym klientem, sprawdź, jak wykorzystać program do rejestracji czasu pracy i ewidencji urlopów w swojej organizacji. A jeśli jeszcze nie zdecydowałeś się na subskrypcję, poznaj nasze atrakcyjne ceny i dołącz do grona zadowolonych, bezpiecznych klientów Calamari.

Calamari – pomoc w organizacji pracy w czasach pandemii koronawirusa

W Calamari doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że przywrócenie pracowników do biur to spore wyzwanie, dlatego podpowiadamy kilka sposobów wykorzystania naszych modułów do ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami, które pomogą startupom i firmom w przeprowadzeniu tego procesu.

Typ nieobecności – praca z domu

Elektroniczne wnioski urlopowe Calamari pozwalają na stworzenie dowolnego typu nieobecności w zależności od potrzeb organizacji. Typy nieobecności można jednak wykorzystać w celu kontrolowania, który pracownik był w firmie danego dnia. Wystarczy, że wejdziesz w zakładkę “Konfiguracja”, następnie w “Typy Absencji” i wciśniesz przycisk “+ Dodaj”, by utworzyć nowy typ nieobecności.

Nazwij nowo utworzony typ nieobecności i ustaw, by był traktowany jako praca poza biurem. Następnie możesz wybrać, czy rodzaj absencji jest limitowany oraz czy nieobecność ma być rozliczana w godzinach czy dniach. Zalecamy, by rozliczać ten rodzaj nieobecności w formie godzin – dzięki temu pracownicy, którzy będą chcieli zjawić się w siedzibie firmy jedynie na chwilę (na przykład na ważne spotkanie), również będa mogli z niego skorzystać.

W kolejnych krokach postępuj tak samo, jak przy tworzeniu każdej innej nieobecności, zwracając uwagę na to, by udostępnić ten typ absencji wszystkim pracownikom, którzy będą z niego korzystać oraz upewnij się, że widoczność tej nieobecności udostępniona będzie wszystkim w firmie.

To rozwiązanie pozwoli stworzyć harmonogram pracy, dzięki któremu wszyscy w organizacji będą mogli poczuć się bezpiecznie i zawsze wiedzieć, kiedy powinni i mogą zjawić się w biurze. W przypadku zarażenia jednego z pracowników będzie też znacznie łatwiej sprawdzić, które osoby mogą być w związku z tym zagrożone.

Integracja ze Slackiem

Dzięki integracji Calamari ze Slackiem listę obecności pracowników masz zawsze pod ręką. Za pomocą kilku prostych komend możesz zgłosić urlop, sprawdzić nadchodzące nieobecności oraz bieżącą listę pracowników obecnych w biurze. Możesz również uzyskać informacje na temat obecności pracowników w poprzednich dniach. Dzięki temu stała kontrola nad liczbą osób w budynku startupu bądź firmy stanie się jeszcze prostsza.

Photo taken from Unsplash

Bieżąca rejestracja i kontrola czasu pracy

W zależności od wykorzystywanego sposobu rejestracji czasu pracy w firmie: strona www, aplikacja mobilna, czytnik kodów QR czy technologia iBeacons, bieżące informacje na temat obecności pracowników w firmie masz zawsze pod ręką. Jako menedżer bądź pracodawca możesz otrzymywać natychmiastowe informacje o zmianach statusu pracowników – rozpoczęciu i zakończeniu pracy, wyjściu na przerwę, opuszczeniu budynku firmy. Umożliwia to stałą kontrolę pracowników i wygodne tworzenie szczegółowych raportów obecności, które w przypadku zarażenia jednego z pracowników, bądź innego wymagającego interwencji wydarzenia, może znacznie przyspieszyć niezbędne do przeprowadzenia procedury.

Bezdotykowa rejestracja przerw od pracy

Ze względu na zapotrzebowanie na rozwiązania, które zwiększa w firmie bezpieczeństwo pracowników, pracujemy nad wdrożeniem nowej funkcjonalności do naszych czytników kodów QR. Dzięki nim pracownicy będą mogli zgłaszać przerwy bez konieczności dotykania terminala QR – przerwę będą mogli zgłaszać za pomocą komendy głosowej “przerwa”, co zminimalizuje zagrożenie wynikające z dotykania tych samych powierzchni.

A w jaki sposób Ty korzystasz z Calamari, by pomóc swojej firmie bądź startupowi podczas przywracania pracowników do biur? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami!